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Agiles Management - so beherrschen Sie es!
Agiles Management - was bringt es?
Die heutige Arbeitswelt verändert sich rasant. Die Gründe sind vielfältig: Der demographische Wandel gehört ebenso dazu wie die Digitalisierung, und auch internationale und nationale Krisen wirken sich auf sie aus.
Agile Unternehmen sind hier im Vorteil, denn sie sind in der Lage, sehr flexibel auf neue Herausforderungen und Veränderungen zu reagieren. Sogar schon dann, wenn diese Situationen noch gar nicht eingetreten sind. Prozesse können so an neue Bedingungen oder Wünsche angepasst werden und neue Chancen werden proaktiv ergriffen.
Mehr Selbstverantwortung für die Teams
Bei Unternehmen und Behörden werden Projekte meist bis ins Detail geplant und auch die Prozesse sind weitgehend festgelegt. So soll sichergestellt werden, dass vorgegebene Zeit- und Geldrahmen eingehalten werden können. Zudem gilt hier größtenteils das Top-Down-Prinzip – der Manager definiert die Ziele, das Team muss sie erreichen und wird vom Manager bewertet. In agilen Unternehmen ist es anders. Die Vorgesetzten sehen sich nicht als Entscheider und Kontrolleure, sondern sie vertrauen darauf, dass ihr Team die richtigen Entscheidungen trifft. Sie unterstützen es dabei, optimal zusammenzuarbeiten. Die Mitarbeiter bekommen alle Informationen, die sie brauchen, um selbst Verantwortung übernehmen zu können.
Kunden- und mitarbeiterorientiert
Agile Unternehmen richten sich am Kunden aus, arbeiten aber gleichzeitig sehr mitarbeiterorientiert. Es gibt keine langen Abstimmungsprozesse, und das beschleunigt das Verfahren. Damit das funktioniert, braucht es flache bzw. durchlässige Hierarchien, die Fähigkeit, in Netzwerken zu arbeiten, und eine Kultur des Vertrauens. Ebenso wichtig sind vollständige Transparenz, eine offene Fehlerkultur und eine engagierte Selbstverantwortung. Allerdings muss sichergestellt werden, dass die Qualität der Arbeit nicht leidet. Das Problem: Das klassische Qualitätsmanagement ist oft nicht prozessorientiert genug. Hier sind regelmäßige Feedback-Schleifen hilfreich, um Fehler schnell zu erkennen oder veränderte Bedingungen frühzeitig berücksichtigen zu können.
Meist wird in agilen Unternehmen iterativ vorgegangen, das heißt, man nähert sich der Lösung schrittweise an. Das funktioniert zum Beispiel mit der sogenannten Scrum-Methode*.
Klassisches und agiles Projektmanagement
Beim klassischen Projektmanagement stehen die Anforderungen von vornherein fest. Änderungen vorzunehmen, ist schwierig. Es gibt klare Hierarchien, die Aufgaben werden von oben zugeteilt. Gearbeitet wird überwiegend in großen Teams, und der Kunde sieht nur das Endergebnis. In agilen Unternehmen stehen die Anforderungen am Anfang nicht komplett fest und Änderungen sind von vornherein eingeplant. Statt Hierarchien gibt es selbstorganisierte Teams, und die Aufgaben werden selbstständig übernommen. Gearbeitet wird in kleinen Teams, und der Kunde hat die Möglichkeit, Zwischenergebnisse zu sehen und zu bewerten. Die Teams reagieren dann entsprechend und passen das Projekt an neue oder veränderte Anforderungen an.
In agilen Unternehmen ersetzen häufig crossfunktionale Netzwerke die bisher statischen Abteilungen. Wichtig ist auch, dass Projekte priorisiert werden. Was ist wichtig, was hat mehr Zeit? Das hilft dabei, Überlastungen zu vermeiden.
Vorteile der agilen Arbeit
Agile Unternehmen sind wirtschaftlich erfolgreicher, wie Studien zeigen. Sie können die Bedürfnisse der Kunden besser erfüllen, weil sie regelmäßig Rückmeldungen erhalten. Deshalb können sie auch besser reagieren, ohne dass das zu mehr Aufwand führt. Weil die Teams so autonom arbeiten, können Entscheidungen schneller getroffen werden, was wiederum dazu führt, dass die Projekte früher fertiggestellt werden können. In agilen Unternehmen ist zudem die Motivation der Mitarbeiter höher, weil sie mehr Verantwortung übernehmen dürfen. Das senkt Krankenstand und Fluktuation.
Agile Methoden in der HR-Abteilung
Übrigens gibt es agile Methoden nicht nur im Projektmanagement – sie können auch im HR-Bereich eingesetzt werden. Das bedeutet zum Beispiel, dass die HR Führungskräfte und Mitarbeiter berät und begleitet und die Weiter- und Neuentwicklung übernimmt. Außerdem kann sie ein Unternehmen auf dem Weg zur Agilität begleiten. Im Dialog mit Führungskräften und Mitarbeitenden kann sie dafür sorgen, dass neue Organisationsstrukturen und eine agile, auf Vertrauen und Transparenz basierende Kultur entstehen können.
Wie wird mein Unternehmen agil(er)?
Grundsätzlich gilt: Die Veränderung funktioniert nur, wenn die Führungskräfte hinter dem Konzept der Agilität stehen und sich mit den Mitarbeitern darüber austauschen. Es braucht etwas Zeit, um sich an die neue Art des Arbeitens zu gewöhnen.
Schon kleine Veränderungen bewirken etwas. Dazu kann gehören, die Fehlerkultur des Unternehmens oder der Behörde zu überdenken. Ein offener und lösungsorientierter Umgang mit Fehlern führt dazu, dass mehr mutige Entscheidungen getroffen werden und Experimente gemacht werden dürfen. Dafür ist ein offener Austausch wichtig.
- Fangen Sie am besten mit einem einzelnen Projekt an. In diesem Projekt können Sie Ihrem Team mehr Selbstverantwortung geben. Gegenseitiges Vertrauen spielt eine entscheidende Rolle! Definieren Sie vorab mit dem Team ein klares Ziel: Was soll erreicht werden?
- Teilen Sie das Projekt in Einzelschritte ein und machen Sie aus der Jahresplanung einzelne Sprints mit klaren Zielen – sie werden vom Team eigenverantwortlich umgesetzt und überprüft.
- Mehr Eigenverantwortung bedeutet, dass Hierarchien durchlässiger werden. Auch das können Sie in dem einen Projekt ausprobieren und dann ausweiten.
- Damit sichergestellt wird, dass die Qualität stimmt, sollten Sie regelmäßige Feedback-Schleifen einplanen, um mögliche Fehler zu erkennen und zu korrigieren.
- Grundsätzlich ist Wertschätzung wichtig, denn sie sorgt dafür, dass sich die Mitarbeiter mehr trauen und engagieren. Sie sollte zum Teil der Unternehmenskultur werden.
- Achten Sie zudem auf eine offene Kommunikation. Das Team sollte alle Informationen bekommen, die es für das Projekt braucht.
- Im Anschluss können Sie gemeinsam Bilanz ziehen: Wie fühlte sich die veränderte Arbeitsweise für das Team und für Sie an, was könnten Sie noch verändern und wo hat es gehakt? Die Erkenntnisse können dann in weitere Projekte einfließen.
