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So werden Ihre Konferenzen effektiv
Was macht Konferenzen ineffektiv?
Konferenzen sind auch in Kommunen ein wichtiger Faktor, wenn es darum geht, erfolgreich zusammenzuarbeiten und schnelle Entscheidungen zu treffen. Die Vorgesetzten in Behörden halten ihre Mitarbeiter über Ziele und Erfolge auf dem Laufenden und beziehen sie in ihre Pläne ein. Es gibt Konferenzen, die einzelne Abteilungen oder Teile davon betreffen, und andere, zu denen die gesamte Belegschaft der Behörde eingeladen wird. Aber was macht solche Veranstaltungen ineffektiv – und wie kann man das ändern?
Die Herausforderungen von Konferenzen
Viele Konferenzen sehen so aus: Man trifft sich in einem Raum und einer trägt Themen vor. Einige hören zu, andere sind abgelenkt. Etwa, weil das Thema sie und ihr direktes Umfeld gar nicht betrifft, weil der Vortrag langatmig ist, ein roter Faden fehlt oder sie nichts weiter tun können, als zuzuhören. Eine Studie zeigt, dass jeder zweite Deutsche Konferenzen für zu zeitintensiv hält und sich darüber ärgert, dass es oft keinen wirklichen Anlass für die Veranstaltung gibt.
Tatsächlich wissen die Beteiligten nicht immer, worum es bei der Besprechung geht. Ein einfaches „heute um 10 Uhr Meeting im Konferenzraum“ erhöht aber nicht gerade das Interesse der Mitarbeiter. Außerdem ist der Teilnehmerkreis oft sehr hoch. Problem: Nicht alle Menschen, die in der Konferenz sitzen, sind mit der Materie vertraut oder haben mit dem Thema zu tun. Das kann dazu führen, dass sich ein Teil der Gruppe gar nicht angesprochen fühlt und mit Desinteresse reagiert.
Auch eine lieblos vorbereitete Agenda kann dafür sorgen, dass der Termin zu lange dauert, weil irgendwann jede und jeder noch mit einem Thema kommt. Nicht zuletzt können die Teilnehmer selbst zur Ineffektivität beitragen: etwa, wenn sie zu spät kommen, Gespräche dominieren wollen oder irrelevante Themen anbringen.
Konferenz-Formen: Online, offline, Hybrid im Check
Es gibt unterschiedliche Konferenz-Formen, und alle haben Vor-, aber auch Nachteile. Die bekannteste Form der Konferenz findet in einem Besprechungsraum statt. Alle Teilnehmer kommen dorthin. Vorteile: Alle sind zusammen, jeder bekommt mit, worum es geht, ein schneller Austausch ist möglich. Nachteile: Wenn sehr viele Menschen zusammenkommen, kann eine Atmosphäre wie in der Schule entstehen, zudem muss man erst hinkommen, was Zeit kostet.
Spätestens seit Corona ist das Online-Meeting verbreitet: Teilgenommen wird per Computerbildschirm. Vorteile: Es spart Zeit, überdies können Mitarbeiter auch für Teile der Konferenz eingeladen werden und müssen nicht an der ganzen Sitzung teilnehmen. Nachteile: Der persönliche Kontakt entfällt, außerdem lassen sich Teilnehmer oft durchs Internet ablenken.
Es gibt auch Mischungen der beiden Formen, also die Hybrid-Konferenz: Einige Mitarbeiter sind im Besprechungsraum, andere (etwa aus dem Home-Office) per Computer dabei. Vorteile: Alle kommen zusammen, ohne an einem Ort sein zu müssen. Nachteile: Gespräche zwischen Menschen vor Ort und am Bildschirm sind schwierig, die Menschen, die online teilnehmen, fühlen sich leicht ausgeschlossen.
Wie wird eine Konferenz effektiv?
Es ist hilfreich, wenn die Person in der Behörde, die die Einladung ausspricht, eine Checkliste abarbeitet. Darin beantwortet sie Fragen wie
- Ist die Konferenz wirklich nötig?
- Was ist ihr Ziel – worum geht es?
- Wo soll sie stattfinden, und welche Technik wird benötigt?
- Wie viele Menschen sollten dabeisein?
- Wie lange soll sie dauern?
- Welche Unterlagen brauchen die Teilnehmer?
- Wer moderiert, wer führt Protokoll?
- Die Einladung sollte gleich mit der Agenda verschickt werden, damit die Teilnehmer schon vorher wissen, worum es bei der Konferenz geht.
Natürlich kommt es auf den Anlass der Konferenz an. Und da gibt es feine Unterschiede: Bei Informationssitzungen etwa sollen Informationen verbreitet werden (hier ist es wichtig, dass alle Beteiligten die Unterlagen bekommen, die sie brauchen), bei Koordinationssitzungen geht es um Abstimmungen (deshalb müssen auch hier alle Beteiligten wissen, worum es geht) und bei Entscheidungssitzungen werden Beschlüsse gefasst (alle, die mitentscheiden sollen, werden eingeladen, wichtig ist es, dass alle Beteiligten die nötigen Informationen bekommen).
Regeln für die Konferenz
Auch wenn es ein paar Minuten kostet: Damit eine Konferenz effektiv wird, ist es hilfreich, vorab einige Regeln festzulegen. Sie können am Anfang vorgetragen werden, oder die Moderatoren hängen sie an die Wand und bitten alle Teilnehmer, sie durchzulesen.
Eine wichtige Regel ist, Privatgespräche auf die Zeit nach der Konferenz zu verschieben. Jetzt geht es nur um die Themen, die zu besprechen sind, und alle sollen sich ausschließlich darauf konzentrieren. Ganz wichtig: Jeder darf ausreden, niemand wird unterbrochen. Dazu gehört auch ein wertschätzender, respektvoller Umgang miteinander.
Die KISS-Formel
Damit es keine Monologe gibt, sollten maximale Redezeiten festgelegt werden (z.B. eine, zwei oder fünf Minuten). Zur Erinnerung kann die KISS-Formel („keep it short and simple“ – halte es kurz und einfach) herhalten.
Zudem sollte vermieden werden, dass zu lange auf einem Thema herumgekaut wird. Legen Sie vorab fest, wie lange jeder Tagesordnungspunkt besprochen werden soll, und bestimmen Sie eine Person, die die Zeitvorgaben im Auge behält.
Grundsätzlich sollte das Ziel der Konferenz sein, dass für jedes Problem eine Lösung gefunden wird. Falls das nicht gelingt, wird festgelegt, wer was bis wann erledigen soll, oder das Thema kommt beim nächsten Mal mit zusätzlichen Informationen erneut auf die Agenda.
Kreativitätstechniken - kennen Sie diese schon?
Einer steht vorne und trägt vor – auf diese Weise kann eine Sitzung schnell langweilig und damit wenig effektiv werden. Ganz einfache Kreativitätstechniken bringen Spannung ins Geschehen. Einige tragen englische Namen, weil sie aus englischsprachigen Ländern stammen. Ein paar Beispiele: Brainstorming (hier wird eine Aufgabe formuliert und jeder bringt Ideen ein – ganz spontan, ohne Wertung.
Die Ideen werden gesammelt, sortiert und besprochen), „Mind Mapping“ (hier wird eine Karte erstellt, bei der die Aufgabe in der Mitte steht, die Gedanken dazu werden drumherum geschrieben), die Kopfstand-Technik (die Aufgabe wird umgekehrt, also auf den Kopf gestellt. Statt „was können wir tun, damit X klappt?“ heißt es dann also: „Was müssen wir tun, damit wir mit X scheitern?“), „Brainwriting“ (wie Brainstorming, aber hier schreibt jeder spontan Ideen auf ein DIN-A4-Blatt) oder die 6-3-5-Methode (jeweils sechs Teilnehmer schreiben jeweils drei Ideen auf, dann werden die Zettel innerhalb dieser Gruppe weitergereicht, sodass jeder die Ideen seines Nachbarn auf dem Tisch hat. Er ergänzt die Ideen mit zusätzlichen Überlegungen. Insgesamt wird jeder Zettel fünfmal weitergereicht, bis jeder auf jedem Zettel etwas vermerkt hat).
Vorträge im „Plaudern“
Übrigens: Wenn es nur darum geht, dass eine Person einen Vortrag hält, dann ist die Pecha-Kucha-Präsentation eine spannende Alternative (Pecha Kucha ist Japanisch und bedeutet „Plaudern“). Dabei zeigt derjenige, der vorträgt, genau 20 PowerPoint-Folien, die alle für jeweils 20 Sekunden zu sehen sind. Auf den Folien stehen Bilder oder Zeichnungen, aber keine Texte, der Vortrag wird frei gehalten. Das macht ihn frischer und interessant für die Zuhörer.
Nach der Konferenz
Auch die Nachbereitung ist wichtig: Zum Ende einer längeren Konferenz ist eine (kurze!) Feedback-Runde zu empfehlen: Was hat den Teilnehmern gefallen, was hätten sie sich gewünscht? Die Anmerkungen werden für die nächste Sitzung notiert, sie sind für den Moderator oder die Moderatorin hilfreich.
Später bekommen alle Teilnehmer das Protokoll der Sitzung. Das ist wichtig, damit jeder weiß, welche Aufgaben noch anstehen und wer was bis wann erledigen soll. Natürlich sollten diese Fristen eingehalten werden. Falls das nicht möglich ist, etwa, weil eine Aufgabe zu komplex ist, wird ein neuer Termin bestimmt.
Falls in der Konferenz Themen angesprochen wurden, die nicht auf der Agenda stehen, aber wichtig sind, werden sie für die nächste Sitzung fest eingeplant.
Der Aufwand ist zunächst einmal größer, aber er lohnt sich!
