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Führen auf Distanz - so funktioniert es!
Führen auf Distanz: Kommunikation ist die Geheimwaffe
Wenn Führungskräfte ihr Team nur noch selten persönlich treffen, wird es für sie schwerer, etwas auf Zuruf zu klären oder zu erkennen, wo der Schuh drückt. Wo hat jemand zu viel Arbeit und ist überlastet? Gibt es Missverständnisse bei Projekten? Deshalb ist Kommunikation hier besonders wichtig.
Natürlich sollte jedes Teammitglied wissen, welche Aufgaben es hat und was Sie von ihm erwarten. Planen Sie regelmäßige Feedbacks ein und setzen Sie bei Bedarf Prioritäten. Klären Sie, ob die Mitglieder die an sie gestellten Aufgaben auch bewältigen können.
Auch wichtig: Sprechen Sie mit dem Team über Herausforderungen und fragen Sie es, welche Erwartungen es an Sie als Führungskraft hat.
Führung auf Distanz: Klarheit im Gespräch
Kommunizieren Sie grundsätzlich klar – auch, wenn es um Ihre Wünsche geht. Achten Sie darauf, sie den Mitarbeitern gegenüber auch als Wünsche und nicht als Forderung zu formulieren. Hilfreich ist zudem, wenn Sie die Bedürfnisse der Teammitglieder kennen – ein solcher Perspektivwechsel ist ein wertvolles Werkzeug.
Wenn Sie bestimmte Themen ansprechen wollen, formulieren Sie sie eindeutig und so, dass sie jeder verstehen kann, und seien Sie bereit, auch die Ansichten der anderen zu erfahren.
Stellen Sie Regeln auf
Wer macht was – vor Ort lässt sich das schnell erfahren. Damit auch im Home-Office Klarheit herrscht, ist es hilfreich, für bestimmte Arbeitsbereiche oder anstehende Projekte einige Informationen festzuhalten, die allen zur Verfügung stehen. Notieren Sie Hintergrund-Informationen, die Entstehung des Projektes, die Aufgabenverteilung und mögliche Ansprechpartner außerhalb der Behörde. Dann weiß jeder, der mit dem Projekt zu tun hat, wer für was zuständig ist und an wen er sich wenden kann, wenn Fragen auftauchen..
Wichtig sind auch Regeln in Bezug auf die Arbeitszeit und die Kommunikation. Legen Sie fest, ob die Team-Mitglieder mitteilen sollen, wenn sie eine Pause machen wollen. Vielleicht gibt es auch feste Pausenzeiten für alle? Vereinbaren Sie, wann die Mitglieder des Teams erreichbar sein sollen. So stellen Sie sicher, dass alle den Feierabend genießen können.
Gemeinsames Kommunikations-Tool finden
Teilen Sie Ihren Mitarbeitern außerdem mit, wie schnell sie auf Nachrichten reagieren sollen und überlegen Sie gemeinsam, ob jemand bei den Konferenzen Protokoll führen soll. Tipp: Finden Sie ein Kommunikations-Tool, das alle gemeinsam nutzen können, z.B. Google Teams, Zoom oder Slack. Als Führungskraft sind Sie der Moderator der Konferenzen. Stellen Sie auch hier Regeln auf, damit es keine Verständnisprobleme gibt. Etwa, dass jeder ausreden darf und wie lang ein Redebeitrag maximal dauern darf. Achten Sie darauf, dass jeder zu Wort kommt, wenn er das möchte.
Haben Sie Vertrauen!
Früher hatten Vorgesetzte einen ständigen Blick aufs Team und wussten, wer sich wie stark engagiert. Im Home-Office ist das schwierig. Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern, dass sie sich genauso engagieren wie früher. Und signalisieren Sie ihnen, dass sie sich jederzeit an Sie wenden können, wenn sie Probleme oder Fragen haben. Sie können zum Beispiel jeden Morgen eine kurze Videokonferenz vereinbaren. Darin halten Sie alle auf dem Laufenden. Sie besprechen, was heute ansteht, wer was tun soll, wie es läuft und wo es eventuell Probleme gibt.
Wenn Sie spüren, dass einzelne Teammitglieder Unterstützung brauchen, können Sie zusätzlich auch Einzel-Termine vereinbaren. Generell ist es hilfreich, regelmäßig zu erfahren, wie es den Mitarbeitern geht und ob ihnen etwas auf dem Herzen liegt. Auch Entwicklungsmöglichkeiten können bei diesen Terminen besprochen werden.
Führen auf Distanz: Einfühlungsvermögen gefragt
Wer zum ersten Mal im Home-Office arbeitet, steht vor ungewohnten Herausforderungen. Als Führungskraft können Sie diese Mitarbeiter unterstützen, indem Sie ihnen zuhören, ihnen Aufmerksamkeit schenken und Flexibilität ermöglichen.
So fördern Sie den Zusammenhalt
Früher sind die Teammitglieder mittags zusammen in die Kantine der Behörde gegangen oder haben sich nach der Arbeit gelegentlich getroffen. Jetzt sind andere Wege gefordert. Sie können zum Beispiel regelmäßig einen virtuellen Austausch vereinbaren. Etwa einmal in der Woche in der Mittagszeit als bezahlte Kaffeepause, in der sich alle miteinander unterhalten können. Wenn das schwer zu verwirklichen ist, kann dieser Austausch auch nach der offiziellen Arbeitszeit stattfinden. Das fördert das Wir-Gefühl.
Hinzu kommt: Wenn das Team ein gemeinsames, klares Ziel hat, wirkt das verbindend und steigert die Leistung der einzelnen Mitglieder. Jeder weiß, was er zum gemeinsamen Erfolg beitragen kann, und das motiviert. Wichtig ist deshalb nicht nur, die Ziele eindeutig zu definieren, sondern auch, Erfolge zu würdigen und Leistungen wertzuschätzen.
Führen auf Distanz: Work-Life-Balance im Blick
Wenn der Arbeitsplatz zu Hause ist, besteht die Gefahr, dass man zu lange arbeitet. Studien zeigen das. Demnach arbeiten viele Menschen auch am Wochenende und vor oder nach den offiziellen Arbeitszeiten. Das gilt auch für Mails – sie werden oft sofort, auch außerhalb der Arbeitszeit, beantwortet. Deshalb ist es hilfreich, Arbeitszeiten und Rahmenbedingungen festzulegen, damit sich die Teammitglieder (und auch Sie als Führungskraft) nicht überfordern. Sie können zum Beispiel abends noch eine kurze Videokonferenz einberaumen. Das ist für den Zusammenhalt wertvoll und signalisiert zudem allen, dass jetzt Feierabend ist.
Probieren Sie diese Tricks aus. Und sprechen Sie Probleme offen und ohne Anklage an. Auch das fördert den Zusammenhalt und zeigt, dass Sie die Verantwortung für Ihr Team übernehmen.
