Praxis-Tipps
So werden Konferenzen effektiv
Fragen vor der Konferenz
Ist die Konferenz wirklich nötig? Was ist das Ziel, worum geht es? Wer muss wirklich dabei sein? Welche Unterlagen und Informationen benötigen die Teilnehmer möglicherweise vorab?
Klarmachen, worum es geht
Ein einfaches „heute um 10 Uhr Meeting“ erhöht nicht gerade das Interesse der Mitarbeiter. Und eine lieblos vorbereitete Agenda wird dafür sorgen, dass der Termin zu lange dauert, weil irgendwann jeder und jede noch mit einem Thema kommt.
Regeln festlegen
Regeln gerne aushängen oder anfangs benennen. Privatgespräche etwa sind tabu. Jeder darf ausreden. Monologe durch klare Redezeiten verhindern, für jeden Tagesordnungspunkt eine feste Zeit/Dauer festlegen. Eine Person bestimmen, die das Zeitmanagement im Auge behält.
Konferenz-Form sorgsam auswählen
Präsenz-Sitzungen haben den Vorteil, dass alle sich sehen und direkt austauschen können. Wenn viele Menschen zusammenkommen, wird aber auch mehr gequatscht, einige kommen zu spät oder sind unkonzentriert.
Online-Sitzungen sparen Zeit, Mitarbeiter können auch für Teile einer Sitzung eingeladen werden, es entfällt aber der persönliche Kontakt.
Hybrid-Sitzungen machen Konferenzen flexibler, alle kommen zusammen, ohne an einem Ort sein zu müssen. Gespräche sind aber oft schwieriger zwischen Menschen vor Ort und am Bildschirm.
Nachbereitung der Konferenz
Kurze Feedback-Runde am Ende: Was hat den Teilnehmern gefallen, was hätten sie sich gewünscht. Jeder muss danach ein Protokoll bekommen. Darin stehen Aufgaben, die noch anstehen und bis wann sie zu erledigen sind. Wurden Themen angesprochen, die nicht auf der Agenda standen, wird ein neuer Termin bestimmt.
Konferenzen - es kommt nicht nur auf die Regeln, sondern auch auf die Kreativität an. - fünf Tipps für Kreativitätstechniken
Praktische Kreativitätstechniken
Brainstorming: Eine Aufgabe wird formuliert und jeder bringt Ideen ein – spontan und OHNE Wertung
Mind-Mapping: Es wird eine Karte erstellt, in der Mitte steht die Aufgabe, die Gedanken dazu werden drumherum geschrieben
Kopfstand-Technik: Die Aufgabe wird umgekehrt. Statt „Was können wir tun, damit x klappt“ heißt es dann: „Was müssen wir tun, damit X scheitert“
Brainwriting: wie Brainstorming, aber hier schreibt jeder seine spntane Idee auf ein DIN A 4 Blatt
Die 6-3-5 Methode: Jeweils sechs Teilnehmer schreiben jeweils drei Ideen auf, dann werden die Zettel innerhalb der Gruppe weitergereicht. Der ergänzt die Idee mit zusätzlichen Überlegungen. Das geht so lange, bis jeder jeden Zettel gesehen hat
Hinweis: Die Tipps hat unsere Autorin auch in einer deutlich ausführlicheren Version bei KOMMUNAL vorgestellt. Unsere K+ Nutzer finden die ausführliche Version mit ausführlichen Tipps und konkreten Handlungsempfehlungen in untenstehendem Text:
