Tipps
Zeitmanagement lohnt sich
Zeitmanagement – was bringt das?
Bevor wir uns mit der Frage beschäftigen, wie es funktioniert, zeigen wir einige seiner Vorteile auf:
Zeitmanagement
- reduziert Stress
- verringert Überforderung
- erhöht die Produktivität
- steigert die Effizienz (und nicht den Aufwand)
- verhindert Prokrastination
- hilft, Prioritäten zu setzen
- erhöht die Konzentration
- verbessert das Gleichgewicht zwischen Beruf und Privatleben
- hilft, größere Ziele zu erreichen
Die Liste ließe sich noch verlängern. Tatsächlich geht es beim Zeitmanagement darum, wie Sie bei der Arbeit Ihre Zeit organisieren und verwalten und damit den Überblick und die Kontrolle über sie behalten.
Aber wie gelingt das?
Hilfreich ist es, wie eingangs schon erwähnt, erst einmal Bilanz zu ziehen. Wie verbringen Sie Ihren Arbeitstag? Sie können das ja mal für ein paar Tage notieren. Schätzen Sie vorab, wie lange Sie für eine Aufgabe brauchen, und vergleichen Sie das später mit der tatsächlich verbrauchten Zeit. So können Sie sehen, wie viel Sie am Tag schaffen. Außerdem hilft es Ihnen, zu sehen, wo Sie möglicherweise Zeit „verschwenden“. Und Sie lernen, Ihre Arbeitszeit künftig besser zu planen.
Tagesplan erstellen
Tatsächlich ist ein Tagesplan, eine To-do-Liste für den Tag, ein guter Einstieg. Schreiben Sie auf, wann Konferenzen bzw. feste Termine vorgesehen sind und welche Aufgaben anstehen. Achten Sie darauf, auch Pausen mit einzuplanen. Wichtig: Halten Sie sich an den Plan und erstellen Sie am Abend kurz vor Feierabend die Liste für den nächsten Tag. Falls das zu knapp ist, sollten Sie es gleich als Erstes am Morgen tun.
Prioritäten setzen
Stehen viele Aufgaben an? Dann setzen Sie Prioritäten. Was ist am wichtigsten? Es gibt viele Methoden, die Ihnen dabei helfen. Suchen Sie sich die, die am besten zu Ihnen passt. Lassen Sie sich nicht abschrecken, wenn Ihnen die Methoden erst einmal umständlich erscheinen. Wenn Sie erst einmal den Bogen heraushaben, wie sie funktionieren, sind sie wirklich hilfreich.
Zeitmanagement mit der Eisenhower-Matrix
Sehr bekannt ist die sogenannte Eisenhower-Matrix. Hier wird nach Wichtigkeit und Dringlichkeit unterschieden. Kurze Erklärung: Dringend bedeutet, dass eine Aufgabe sofortige Aufmerksamkeit erfordert. Sie muss gleich erledigt werden. Beispiel: Ein Projekt oder eine Unterlage muss unbedingt bis heute Mittag fertiggestellt werden, weil es am Nachmittag bei einer wichtigen Konferenz gezeigt werden soll. Sollte es nicht fertig werden, gibt es Konsequenzen.
Wichtig ist zum Beispiel eine Konferenz, die an einem der nächsten Tage stattfindet und bis dahin vorbereitet werden muss.
Vorrang haben Aufgaben, die wichtig und dringend sind. Die sollten Sie sofort erledigen. Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben können Sie terminieren und zu einem späteren Zeitpunkt erledigen. Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben können Sie delegieren. Wenn Sie nicht sicher sind, ob die Aufgabe in diese Kategorie gehört, fragen Sie sich, ob die Aufgabe für Sie persönlich wichtig ist und ob sie nur von Ihnen erledigt werden kann. Wenn Sie beide Fragen mit „Ja“ beantworten, ist die Aufgabe wichtig und dringend. Falls nicht, gehört sie in die Kategorie „Dringend, aber nicht wichtig“ und kann delegiert werden. Die vierte Kategorie schließlich betrifft Aufgaben, die weder dringend, noch wichtig sind – die können Sie von der To-do-Liste löschen.
Es braucht eine Weile, bis es Ihnen leicht fällt, zwischen „wichtig“ und „dringend“ zu unterscheiden, aber das Beschäftigen mit der Methode lohnt sich.
ABC-Methode
Diese Methode funktioniert ähnlich. Die Buchstaben stehen für:
A = höchste Priorität
B= mittlere Priorität
C= geringe Priorität.
Erweiterbar ist die Methode durch D=delegierbar und E=eliminierbar. Das Priorisieren ist erst einmal eine Herausforderung (was ist mittelwichtig?), aber nach ein paar Tagen werden Sie wissen, ob Ihre Einschätzung stimmt. Und für die Zeit danach wird es einfacher.
ALPEN-Methode
Sie ist ebenfalls sehr bekannt und lässt sich einfach umsetzen.
- A=Aufgaben/Termine/Tätigkeiten notieren (WAS ist zu tun? Schreiben Sie alles auf, was anliegt, auch kleinere Aufgaben wie das Checken der dienstlichen E-Mails)
- L=Länge der Aktivität schätzen (Die Liste haben Sie ja erstellt, jetzt überlegen Sie, wie lange die einzelnen Aufgaben dauern werden)
- P=Pufferzeiten einplanen (Es gibt immer wieder unerwartete Ereignisse, die Ihre Pläne beeinflussen können. Die Zeitpuffer sorgen dafür, dass das für Sie kein Problem ist. Tipp: Planen Sie nur etwa 60 Prozent der Arbeitszeit mit Hilfe der Methode ein, der Rest ist Puffer)
- E=Entscheidungen treffen (wie bei der Eisenhower-Matrix geht es hier darum, zu entscheiden, welche Aufgaben die wichtigsten sind und welche mehr Zeit haben)
- N=Nachkontrolle (Am Ende des Tages Bilanz ziehen: Habe ich alles geschafft, was ich mir vorgenommen habe und haben die Zeitpuffer ausgereicht? Unerledigtes können Sie auf den nächsten Tag übertragen)
„Eat the Frog“
Es gibt auch eine Methode, die einen ganz anderen Ansatz hat: die „Eat-the-frog“-Methode. Entwickelt hat sie der US-Autor Brian Tracy. Seine Idee: Zu Beginn des Tages wird erst die unangenehmste Aufgabe (der „Frosch“) erledigt. Das erzeugt ein Gefühl der Erleichterung und verhindert das Prokrastinieren. Die Aufgaben im Anschluss fühlen sich dann deutlich einfacher an.
Auch das Pareto-Prinzip (LINK: https://kommunal.de/pareto-prinzip-effektiver-und-schneller-arbeiten) gehört zu den Möglichkeiten des Zeitmanagements, außerdem die 1-3-5-Regel, nach der man täglich eine große (1), drei mittelgroße (3) und fünf kleinere (5) Aufgaben auswählt und erledigt.
Der Umgang mit Dränglern
Es wird immer wieder Menschen geben, die spontan mit Anfragen und Bitten kommen. Das kann problematisch sein – zum Beispiel, wenn Sie ein besonders nettes Verhältnis zu der Person haben und ihr gern den Gefallen tun wollen. Oder wenn ein Mensch sehr forsch auftritt und sein Anliegen so darstellt, dass es besonders wichtig ist. Damit kann er Ihre Planung durcheinanderbringen. Um festzustellen, wie wichtig die Aufgaben sind, fragen Sie nach, worum genau es geht. Viele Anliegen entpuppen sich nämlich als nicht dringend und müssen nicht unbedingt sofort erledigt werden. Überlegen Sie, was Sie antworten können. Zum Beispiel: Ich schaffe das bis morgen Mittag.
Zeitmanagement für Eilige
Wenn es gerade jetzt besonders viel zu tun gibt und Sie sich nicht in eine der Methoden einarbeiten wollen oder können, ist es am einfachsten, wenn Sie mit einer To-do-Liste arbeiten und die Aufgaben nach Wichtigkeit priorisieren. Das Wichtigste erledigen Sie zuerst. Achten Sie darauf, wirklich alle Tätigkeiten einzutragen – auch die Pausen. Die helfen Ihnen, zwischendurch Luft zu holen und den Kopf freizubekommen.
Übrigens: Allein schon das Erstellen einer To-do-Liste bewirkt etwas. Sobald Sie sich mit den anstehenden Aufgaben beschäftigen, entsteht das Gefühl, sie unter Kontrolle zu haben und ihnen nicht (mehr) ausgeliefert zu sein.
Vorgesetzte sind hier ebenfalls gefragt. Sorgen Sie dafür, Aufgaben gerecht zu verteilen und verzichten Sie, wenn möglich, darauf, kurz vor Feierabend noch mit Anliegen zu kommen. So reduzieren Sie den Druck auf Ihr Team.
