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Verwaltung innovativer gestalten - so geht's
Die Studienautoren und -autorinnen sehen drei wesentliche Hebel für eine effiziente und agile Verwaltung: Um die etablierte Verwaltungskultur aufzubrechen, sollten neue Rahmenbedingungen für Beschäftigte, Strukturen und Technologien geschaffen werden.
Empfehlungen und Beispiele, die zeigen, wie es besser geht
Verwaltung transformieren: Die Menschen
1. Führungskräfte gewinnen und entwickeln
Fach- und Führungspositionen sollten nicht einseitig mit Juristen besetzt werden. Ihnen fehlen längere Erfahrungen aus der Privatwirtschaft – und damit Innovationsfähigkeit. Stattdessen sollten Leitungspositionen für verwaltungsexterne Bewerberinnen offen sein. Beförderungen sollten nicht daran geknüpft sein, wie lange ein Teammitglied beschäftigt ist, sondern welche Kompetenzen es mitbringt.
Beispiel: Querwechsler-Netzwerk
Das Netzwerk fördert Personen, die nach einer Karriere in der Privatwirtschaft in den öffentlichen Dienst gewechselt sind. Das Ziel: Führungspositionen diverser zu besetzen und die Modernisierung der Verwaltung voranzutreiben.
2. Digitalisierungskompetenzen vermitteln
Um relevante Weiterbildungen anzubieten, sollten Verantwortliche vorher den Qualifizierungsbedarf im Team abklopfen; etwa in Mitarbeitergesprächen. Wissen sollte langfristig aufgebaut werden, indem interne Expertise bei Beratungsprojekten eingebunden wird. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen auf Austausch- und Wissensformate wie Podcasts oder Netzwerke hingewiesen werden.
Beispiel: Projektmanagementstandards in der Hamburger Verwaltung
Die Hamburger Verwaltung setzt seit 2019 auf ein Handbuch für Projektmanagement. Es hilft dabei, Projekte nach spezifischen Standards umzusetzen und knüpft an bestimmte Qualifikationen der Projektbeteiligten an.
Verwaltung agiler gestalten: die Strukturen
3. Föderale Zusammenarbeit neu denken
Eine Person mit fachlicher Expertise sollte für Querschnittsthemen verantwortlich sein und sie koordinieren. Damit kommunale Verwaltungseinheiten voneinander profitieren, sollten sie sich vernetzen. Dafür muss ein Rahmen geschaffen werden, der eine strukturierte Zusammenarbeit im föderalen System unterstützt.
Beispiel: Elektronisches Bezahlsystem für Verwaltungsleistungen ePayBL
Mit dem elektronischen Bezahlsystem ePayBL gelingt es, ein elektronisches Zahlverfahren innerhalb der bestehenden Prozesse der öffentlichen Verwaltung zu integrieren. Das Zahlverfahren der Software entwickelten Vertreter von Bund und elf Bundesländern. Die Kosten wurden durch die Entwicklergemeinschaft gemeinsam getragen.
4. Strukturen innovativ gestalten
Verwaltungsleistungen sollten aus Nutzerperspektive betrachten werden – Behörden sind Dienstleister. Um Veränderungsprozesse anzustoßen, muss es Raum für Experimente geben. Das Ziel: neue Arbeitsweisen und eine Feedback-Kultur etablieren.
Beispiel: CityLAB Berlin
Das CityLAB Berlin bietet ein kostenloses Online-Handbuch, um die öffentliche Verwaltung bürgernah umzugestalten. Das Buch richtet sich an Verwaltungsmitarbeiter und dient als Werkzeugkoffer, um Innovationsprozesse eigenständig durchzuführen.
Verwaltung effizienter machen: die Technologien
5. Cloudifizierung der öffentlichen Verwaltung vorantreiben
Die Deutsche Verwaltungscloud-Strategie muss weiter vorangetrieben werden. Die Teilnahme an Ausschreibungen für Fachverfahren sollte an Coud Readiness geknüpft sein.
Beispiel: OZG Cloud Schleswig-Holstein
Schleswig-Holstein bietet den Kommunen eine kostenlose Cloud-Lösung an, um bei der Umsetzung des OZG zu unterstützen. Mehr als 50 Prozent aller Kommunen des Landes nutzen sie und greifen auf über 820 angebundene Onlinedienste zu. Sie ist eine Open-Source-Lösung und kann als EfA-Leistung durch andere Bundesländer verwendet werden. Derzeit testet Bayern die OZG-Cloud in neun Kommunen und plant, sie zukünftig in 1400 Kommunen einzuführen.
6. Beschaffungsstrategie etablieren
Verwaltungsmitarbeiter sollten neue Leistungsverzeichnisse mit spezifischen Leistungskriterien definieren. Das Ziel: innovative Angebote und Anbieter zu adressieren. Bei der GovTech-Beschaffung sollten Rahmenverträge vermieden werden. Stattdessen ist es sinnvoll auf dynamische Beschaffungssysteme zu setzen. Im Sinne der Effizienz, sollten erfolgreiche Leistungsbeschreibungen zur GovTech-Beschaffung geteilt werden.
Beispiel: Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (KOINNO)
Das KOINNO bietet kostenfreie, Tools, Veranstaltungen und Services für öffentliche Auftraggeber und Unternehmen. Die Idee dahinter: Um Beschäftigte der öffentlichen Verwaltung für die gestiegenen Anforderungen des Beschaffungswesens zu qualifizieren, können sie sich per E-Learning und Workshops weiterbilden.
Die acatech-Studie „Innovationssystem Deutschland: Effizienz und Agilität der öffentlichen Verwaltung erhöhen“ als PDF
