Pareto-Prinzip
Pareto-Prinzip: effektiver und schneller arbeiten
Was ist das Pareto-Prinzip?
Erfunden hat es der italienische Ökonom Vilfredo Pareto (1848-1923). Er untersuchte 1906 die Verteilung des Volksvermögens in seinem Heimatland und stellte fest, dass sich etwa 80 Prozent des Staatsbesitzes auf 20 Prozent der italienischen Familien konzentrierten. Als er die Einkommensverhältnisse untersuchte, kam er auf ähnliche Ergebnisse.
Pareto leitete aus diesen Erkenntnissen ab, dass sich die Banken mehr um die 20 Prozent Wohlhabenden kümmern sollten, weil mit ihnen mehr Profit zu machen wäre (wofür er heftig kritisiert wurde).
Der Ökonom befasste sich noch weiter mit dem Thema. Eine seiner Erkenntnisse ist heute als Pareto-Prinzip bekannt: Er kam zu dem Schluss, dass 20 Prozent des Gesamtaufwandes für eine Aufgabe genügen, um 80 Prozent eines gewünschten Ergebnisses zu erzielen. Für die restlichen 20 Prozent müssen demnach noch einmal 80 Prozent der Arbeitszeit und der Ressourcen eingesetzt werden.
Pareto-Prinzip in Unternehmen
Man kann es in viele Bereiche übertragen und immer wieder tauchen die beiden Zahlen auf. Ein paar Beispiele: 80 Prozent des Verkehrs finden auf 20 Prozent der Straßen statt und in Lagerhäusern brauchen oft nur 20 Prozent der Produkte 80 Prozent des Platzes. Und es geht noch weiter: In Unternehmen werden meist 80 Prozent des Umsatzes von nur 20 Prozent der Kunden erwirtschaftet, 80 Prozent der Mails haben mit 20 Prozent der Produkte bzw. Themen zu tun und 80 Prozent der Telefonate werden mit 20 Prozent der Kontakte geführt. Ziemlich erstaunlich! Die gute Nachricht: Sie können sich das Prinzip zunutze machen.
Was bringt mir das Pareto-Prinzip im Berufsleben?
Es kann vor allem im Zeit- und Selbstmanagement sehr hilfreich sein – egal, ob Sie mit Kunden zu tun haben, mit Produkten oder Leistungen. Es kann Sie dabei unterstützen, effizienter zu arbeiten und Prioritäten zu setzen. Und das, ohne Sie zu überfordern. Denn tatsächlich muss man nicht immer 100 Prozent des Einsatzes bringen, um eine Aufgabe zu erledigen, sondern nach Pareto genügen oft 20 Prozent. Wobei diese Zahl eher ein Richtwert ist und nicht wörtlich genommen werden sollte.
Priorisieren ist wichtig
20 Prozent Einsatz für 80 Prozent Ertrag klingen verlockend, aber so ganz einfach ist es – leider – nicht. Das gelingt nämlich nur dann, wenn Sie erkennen, welche Aufgaben wirklich relevant sind, und sich auf sie konzentrieren. Dann kann Ihnen Pareto dabei helfen, den Überblick zu behalten, produktiver und fokussierter zu werden und sich vor falschem Perfektionismus zu schützen. Wenn eine Deadline vor Ihnen liegt, kann Sie das Prinzip unterstützen, den Arbeitsaufwand richtig einzuschätzen und sich zuerst auf die wichtigsten Arbeitsschritte zu konzentrieren. Interessanterweise nehmen die weniger wichtigen (Routine-)Aufgaben oft die meiste Zeit ein. Hier gibt es einiges an Einsparpotenzial.
So können Sie das Prinzip anwenden
Zunächst einmal müssen Sie festlegen, welche (Teil-)Aufgaben die wichtigsten sind. Wie Ihnen das gelingt, erfahren Sie im nächsten Absatz; es gibt dafür nämlich eine hilfreiche Methode.
Die wichtigsten Aufgaben stehen fest – sorgen Sie jetzt dafür, dass Sie sich erst einmal nur auf sie konzentrieren. Umschiffen Sie dabei die Gefahr, sich zu übernehmen und alles perfekt machen zu wollen. Bleiben Sie bei den priorisierten Aufgaben. Weniger Wichtiges können Sie delegieren.
Übrigens kann das Prinzip auch in Konferenzen angewandt werden. Wenn Sie Themen priorisieren, klare Ziele setzen und die Agenda straffen, gelingt es Ihnen, die wichtigsten Dinge in deutlich kürzerer Zeit zu besprechen. Lesen Sie auch: „So werden Ihre Konferenzen effektiv“.
Eisenhower und ABC helfen beim Priorisieren
Aber wie erkenne ich, welche Aufgaben die wichtigsten sind? Hier gibt es zwei Methoden, die Ihnen helfen können. Vielleicht haben Sie schon mal von der Eisenhower-Matrix gehört? Kurz gesagt, unterscheidet man hier zwischen wichtigen und nicht wichtigen sowie dringenden und nicht dringenden Aufgaben. Das, was wichtig und dringend ist, hat oberste Priorität und wird zuerst erledigt. Wichtiges, was nicht dringend ist, wird terminiert. Dringendes, was nicht wichtig ist, wird delegiert, und der Rest wird gestrichen.
Ähnlich funktioniert die ABC-Analyse. Sie ist noch etwas einfacher, weshalb sie hier mehr Platz bekommt. Entwickelt wurde sie 1951 vom Manager H. Ford Dickie, der damit das Pareto-Prinzip in die Unternehmensführung übertrug.
„ABC“ steht dabei für die drei Kategorien, in die Aufgaben unterteilt werden:
- A: sehr wichtig
- B: wichtig
- C: weniger wichtig
So geht’s: Notieren Sie alle anstehenden Aufgaben und überlegen Sie sich dann für jede, in welche Kategorie sie gehört. Sie können dafür zum Beispiel eine Tabelle anlegen. In die Kategorie A kommen alle (Teil-) Aufgaben, die besondere Priorität haben, etwa weil ihr Anteil am Umsatz besonders hoch ist, weil sie sehr eilig bzw. für heute terminiert sind oder weil Kunden betroffen sind, die eine besondere Wichtigkeit haben.
Wichtigsten Aufgaben die meiste Zeit widmen
Den A-Aufgaben sollten Sie die meiste Zeit widmen und sie sofort angehen. B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht so dringend – hier kann es zum Beispiel um Dinge gehen, die in den nächsten Tagen oder Wochen aktuell werden. Kategorie C schließlich betrifft Dinge, die keine große Priorität haben. Meist sind es Routine-Arbeiten, die viel Zeit beanspruchen. Etwa, wenn es darum geht, Formulare zu überarbeiten oder Mails zu beantworten, die keine Aktualität haben. Ihnen widmen Sie die geringste Zeit. Faustregel: A-Aufgaben bekommen 60 Prozent, B-Aufgaben 25 und C-Aufgaben 15 Prozent Ihrer gesamten Arbeitszeit.
So exakt kann man das natürlich nicht planen, aber es ist wichtig, dass Sie Ihren Fokus von C-Aufgaben wegnehmen. Tipp: Probieren Sie es mal mit einer überschaubaren Aufgabenstellung aus, um zu sehen, wie es funktioniert. Die Herausforderung ist es, sehr wichtige von wichtigen Aufgaben zu unterscheiden.
Wenn Sie vor allem mit Papier arbeiten, sind Ablagekästen hilfreich. Sie können sie mit „A“, „B“ und „C“ beschriften. Platzieren Sie den „A“-Kasten so, dass Sie ihn immer im Auge haben. Wenn Sie eher digital arbeiten, ist eine To-do-Liste in Tabellenform, unterteilt in „A“, „B“ und „C“, am geeignetsten.
Gut zu wissen
Pareto bedeutet nicht, dass man sich auf den 20 Prozent ausruhen soll. Damit kann man, wie gesagt, 80 Prozent erreichen. Um 100 Prozent Ertrag zu bekommen, muss man auch 100 Prozent aufwenden. Es geht bei dem Prinzip nicht darum, weniger Aufwand zu haben, sondern darum, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren, ohne die anderen Aufgaben zu vergessen. Auch die übrigen 80 Prozent sind wichtig.
Und: Nicht alle Aufgaben tragen direkt zum eigentlichen Ziel bei, sind aber trotzdem notwendig. Dazu gehören Mails, die geschrieben und beantwortet werden müssen. Wer hier nachlässig wird, muss mit negativen Folgen fürs Unternehmen rechnen. Achten Sie aber darauf, diesen Aufgaben nicht zu viel Zeit zu widmen und die wirklich wichtigen zuerst zu erledigen.
Nachteile des Pareto-Prinzips
Mehr Produktivität, mehr Fokus, gutes Zeitmanagement, klare Prioritäten, schnellere Resultate – die Vorteile des Prinzips sind eindrucksvoll. Aber es gibt auch Gefahren, die Sie im Auge behalten sollten:
- Pareto darf keine Ausrede für mangelnde Gewissenhaftigkeit sein. Achten Sie darauf, dass die Sorgfalt nicht leidet.
- Verwechseln Sie nicht Einsatz und Ertrag! Viele Menschen addieren einfach 20 und 80. Pareto besagt aber lediglich, dass 20 Prozent des Einsatzes für 80 Prozent des Ertrages verantwortlich sein können.
- Nicht in allen Bereichen genügen die 80 Prozent (das kann für Teile eines Unternehmens gelten, aber auch für Berufszweige. Chirurgen oder Piloten zum Beispiel müssen immer 100 Prozent Leistung erbringen)
- Überprüfen Sie, ob Sie richtig priorisiert haben. Ist es wirklich die wichtigste Aufgabe, die Sie nach oben gestellt haben?
- Experimentierfreudigkeit und Kreativität können beim Pareto-Prinzip leicht zu kurz kommen. Für Aufgaben, die besondere Kreativität erfordern, ist die Methode eventuell weniger geeignet
- Übrigens: Das Pareto-Prinzip lässt sich auch im Privatleben einsetzen. Etwa beim Aufräumen. Hier können Sie mit den auffälligsten Arbeiten beginnen – nach etwa 20 Prozent der eingeplanten Zeit sieht die Wohnung schon ziemlich ordentlich aus. Auch das Lernen einer Sprache lässt sich vereinfachen, denn tatsächlich kann man mit nur 20 Prozent der Vokabeln 80 Prozent aller Situationen meistern.
Fazit
