Praxisbeispiel
Erfolgsmodell Digitalisierungsbeauftragte
100 digitale Maßnahmen für Kreuzau
Heute läuft davon einiges anders. Es gibt verschiedene E-Akten: die Wohngeld-, die Hunde- und die Personalakte sind digital. Eine Software für das Flüchtlingsmanagement verbannte die zahlreichen Excellisten, die so manche Auskunft erst nach Tagen möglich machte. Über eine digitale Ressourcenbuchung lassen sich nun Sportstätten oder Sitzungssäle für Zusammenkünfte reservieren.
Bei der Umsetzung arbeitet die 48-jährige Digitalisierungsbeauftragte eng mit dem IT-Koordinator der Gemeinde Kreuzau zusammen, mit dem sie sich ein Büro teilt. Mit ihm machte sie zu Beginn eine Erstaufnahme, denn eine Digitalisierungsstrategie gab es nicht. Sie wollte wissen: Wie ist die Lage in Kreuzau? Welche Themen sind wichtig? Wie soll priorisiert werden? Danach spricht sie mit den Abteilungsleitenden. „In diesen Gesprächen sind nahezu 100 Maßnahmen zusammengekommen, große wie kleine“, erinnert sie sich. Vom Parkautomat, über Smart-City-Themen bis hin zu einem digitalen Mängelmelder.
Digitalisierungsbeauftragte sind Teamworker
Ende 2022 stellte sie ein Team aus Digitallotsen zusammen. Denn eines ist Ochs schnell klar: Gemeinsam lässt sich mehr bewegen. „Ich drücke hier niemandem etwas von oben auf“, sagt sie. Stattdessen versucht sie, so viele Kolleginnen und Kollegen wie möglich in die Entwicklungen miteinzubeziehen. Dieses Credo verfolgte sie bereits als IT-Leiterin der Kommune Radevormwald, bevor sie nach Kreuzau kommt.
Die Digitallotsen sollen sie unterstützen und mitgestalten, ein Sprachrohr in jede Abteilung sein. Schließlich bringen sie das Fachwissen zu den Dienstleistungen mit, die künftig digital laufen sollen. Denn „wenn ich nur bis zur Abteilungsleiterebene vordringe, bleiben Einzelschritte in der Prozessanalyse auf der Strecke“, sagt Ochs.
Unterstützung durch Digitallotsen
„Die wilden 13“, nennt sie die ersten Digitallotsen und lacht. Ihr gefällt die Anspielung auf die Piratenbande aus Michael Endes „Jim Knopf“. Auch ihre Truppe muss durch schwierige Gefilde navigieren: durch tradierte Arbeits- und Denkweisen samt analoger Strukturen.
Die größte Herausforderung sei, die Kolleginnen und Kollegen mitzunehmen. „Ein wichtiger Teil meines Jobs ist es, am ‚Mindset‘ der Beschäftigen zu arbeiten, wie man so schön sagt“, so Ochs. „Damit sie das Thema Digitalisierung nicht mehr als Bedrohung, sondern als Chance sehen.“
Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
Um Digitallotsen zu finden, schreibt sie eine Art Stellenausschreibung innerhalb der Verwaltungsbehörde aus. Gesucht: Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die sich einbringen und das eigene Arbeitsumfeld mitgestalten wollen. Von der Abteilungsleiterin bis zum Sachbearbeiter könne sich jeder engagieren. Theoretische Schulung und Workshop sind inklusive. Nach mehreren Anläufen und Gesprächen finden sich die ersten Lotsen. Die Skepsis ist zunächst groß und wäre das Engagement auf freiwilliger Basis gewesen – wie ursprünglich angedacht – hätte Ochs die wilden 13 wohl nicht zusammen bekommen. Mittlerweile sind sie im Haus akzeptiert und „eine gute Sache“, so die Rückmeldungen.
Über Widerstände sprechen
Der Blick nach links und rechts sei wichtig, sagt die geprüfte IT-Projektleiterin. Neben Input und Ideen zu den Digitalisierungsprojekten bringen die Digitallotsen auch Bedenken oder Widerstände in die zweiwöchentlichen Treffen ein. Von Ochs erfahren sie den neuesten Stand zu laufenden Projekten. Die Besprechungen finden abteilungsübergreifend statt, was eine bessere Verzahnung möglich macht. Für den Austausch nutzen sie ein digitales Kanban Board, das in verschiedene Arbeitsphasen unterteilt ist. Die Aufgaben wandern von einer zur nächsten Phase, bis sie erledigt sind – eine Methode aus dem agilen Projektmanagement. Was brauchen wir in der Verwaltung, um auf Lösungssuche zu gehen?"
Neue Arbeitsmethoden etablieren
Demnächst wird die Digitalisierungsbeauftragte die Themen Wissensmanagement, Kollaboration und Projektmanagement angehen. Ochs treibt um: „Was brauchen wir in der Verwaltung, um erst mal auf Lösungssuche zu gehen? Wo gibt es Schwierigkeiten?“ Für neue Mitarbeitende fehle etwa ein strukturierter Onboarding-Prozess. In jeder Abteilung läuft das anders, manche hätten Handmappen, andere haben gar keine Dokumentation.
Doch wie überzeugt sie die Skeptiker? Mit guten Beispielen, Vorbildern und Vorzeigeprojekten. „Deshalb hole ich immer zuerst die Interessierten mit ins Boot“, sagt sie. Die würden den anderen dann von Projekten berichten, die Arbeitserleichterungen und andere Vorteile mit sich bringen.
Der Mängelmelder ist seit Anfang des Jahres online. Über die Internetseite von Kreuzau können die Bürgerinnen und Bürger Störungen oder Auffälligkeiten melden. Das könne der fehlende Winterdienst sein, ein verstopfter Gully oder defekte Straßenlaternen.
Digitallotsen ausgebildet
16 Digitallotsen sind mittlerweile dabei – vom Dezernenten, über Abteilungsleiterinnen bis hin zu Sachbearbeitern aus dem mittleren und gehobenen Dienst. Sind neue Jobs in der Verwaltung zu besetzen, werden die Aufgaben eines Digitallotsen oftmals integriert.
Und obwohl ihre Stelle nur bis Ende 2026 geplant ist, sagt Ochs: Die Umsetzung der digitalen Verwaltung betrachte sie als langfristiges Projekt. „Da mache ich mir keine Sorgen – Arbeit habe ich locker bis zur Rente.“
Ergebnisbericht "Zukunftsradar Digitale Kommune" als PDF:
