Interview
Was macht eine E-Government-Koordinatorin?
KOMMUNAL: Was sind Ihre Aufgaben?
Ich erstelle Konzepte für die digitale Transformation der Verwaltung, um Prozesse effizienter zu gestalten. Dafür berate und unterstütze ich verschiedene E-Government-Projekte. Dazu gehört sehr viel Netzwerkarbeit. Ich kümmere mich beispielsweise darum, dass Arbeitsgruppen entstehen und Best Practices ausgetauscht werden. Im Grunde genommen zielt meine Arbeit darauf ab, die Kommunikation zwischen den einzelnen Kommunen zu verbessern und ihnen bei der Transformation zu helfen.
Wie entstand die interkommunale Zusammenarbeit mit den 35 Kommunen und zwei Gemeindeverwaltungsverbänden?
Alle Kommunen im Kreis Tuttlingen stehen vor ähnlichen Herausforderungen – sei es bei der Digitalisierung, der Infrastruktur oder personellen und finanziellen Belastungen. Das führte zu dem Wunsch, Lösungen gemeinsam zu erarbeiten und Synergien zu nutzen. Die Idee ist, voneinander zu lernen und bewährte Verfahren zu teilen – denn keiner muss das Rad neu erfinden. Ein zentrales Netzwerk hilft dabei, die Zusammenarbeit zu strukturieren und die Kommunen bei gemeinsamen Projekten zu unterstützen.
Wo hakt es am meisten?
Im Landkreis Tuttlingen, wie in vielen anderen Kreisen, gibt es mehrere Herausforderungen, die die Digitalisierung der Verwaltungen bremsen. Viele Mitarbeiter in der Verwaltung sind bereits stark ausgelastet und haben wenig Zeit, um sich mit neuen digitalen Projekten zu beschäftigen. Die Einführung digitaler Lösungen erfordert jedoch oft zusätzliche Ressourcen und Zeit, um Schulungen durchzuführen, Prozesse zu analysieren und neue Systeme zu implementieren. Diese hohe Arbeitsbelastung kann dazu führen, dass digitale Initiativen in den Hintergrund gedrängt werden, da die laufenden Aufgaben Priorität haben.
Der Grad der Digitalisierung in den einzelnen Kommunen ist sicher sehr unterschiedlich. Wie gehen Sie damit um?
Das ist in der Tat eine meiner größten Herausforderungen. Auf Basis einer Bedarfsanalyse habe ich für jede Kommune einen individuellen Fahrplan entwickelt. Bei den kleineren Kommunen, die schlicht keine oder zu wenig Ressourcen zur Verfügung hatten, konzentriere ich mich auf die zentralen Stellen der Verwaltungsgemeinschaften oder auf die Gemeindeverwaltungsverbände. Darüber hinaus habe ich verschiedene Schulungsangebote bereitgestellt, beispielsweise eine Informationsreihe zu den Themen Prozessmanagement, Change-Management, digitaler Zwilling, Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und Barrierefreiheit im Internet.
Wie funktioniert die Zusammenarbeit der Kommunen konkret?
Es gibt beispielsweise Arbeitsgruppen, die die sich auf bestimmte Themen oder Projekte konzentrieren, etwa um ein Dokumentenmanagementsystem einzuführen. In diesen Gruppen sind Vertreter aus verschiedenen Kommunen, die ihr Wissen bündeln um gemeinsam Lösungen entwickeln. Sie treffen sich regelmäßig, um Fortschritte zu besprechen, Herausforderungen zu identifizieren und Best Practices und Erfahrungen auszutauschen. Außerdem gibt es eine digitale Plattform, über die sie Informationen und Dokumente teilen können.
Wovon profitieren die einzelnen Kommunen bei der Zusammenarbeit am meisten?
Wissen auszutauschen, ist eine der zentralen Stärken dieser Kooperation. Indem die Kommunen ihr Fachwissen und technologisches Know-how teilen, können sie ihre Projekte effizienter umsetzen und Kosten sparen. Insbesondere kleinere Gemeinden, die oft mit begrenzten Ressourcen kämpfen, können durch die Zusammenarbeit stark profitieren.
Welche Rolle spielt der Fachkräftemangel?
Viele Kommunen haben Schwierigkeiten, qualifiziertes Personal zu finden und zu halten, was die Digitalisierung verzögert. Aber auch das Thema Finanzierung zählt zu den Herausforderungen: Die Digitalisierung erfordert oft signifikante Investitionen in Technologie und Infrastruktur. Die meisten kleineren Kommunen haben nicht die finanziellen Mittel, um umfassende digitale Projekte zu realisieren, was zu ungleichen Entwicklungen führt. Um diese Hürden zu bewältigen, ist eine enge Zusammenarbeit zwischen den Kommunen unumgänglich.
Gibt es schon Erfolgsgeschichten?
Auf jeden Fall! Zu den erfolgreich umgesetzten Projekten zählen die Hilfestellung beim Datenschutz, Digitalisierungsfahrpläne, die Einführung von Dokumentenmanagementsystemen und die Implementierung von Service-BW, der zentralen E-Government-Plattform von Baden-Württemberg. Auch den Ausbau von digitalen Verwaltungsleistungen haben die Kommunen erfolgreich vorangetrieben, um den Bürgerinnen und Bürgern einen besseren Zugang zu digitalen Dienstleistungen zu ermöglichen.
Aktuell läuft ein weiteres wichtiges Projekt, bei dem ein Rechnungsworkflow eingeführt werden soll. Es dient als Pilotinitiative und soll als richtungsweisendes Modell für die anderen Kommunen dienen. Ziel ist es, den Rechnungsprozess zu optimieren und die Verwaltung effizienter zu machen, was letztlich auch den Bürgern zugutekommt
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