Digitalisierung
E-Management statt Aktenordner
Unter dem Begriff E-Managementsystem wird eine strukturierte und möglichst optimierte Organisationsstruktur bezeichnet, die genau festlegt, wie Vorgänge und Handlungen organisiert werden, um Abläufe möglichst systematisch und zeitsparend zu planen, durchzuführen, zu überprüfen und zu verbessern. Die übergeordnete Oberfläche steht allen Mitarbeitern zur Verfügung, die unteren Strukturen nur den damit Befassten. Eingespeist werden alle Einzelheiten eines behördlichen Vorgangs: Formulare, Richtlinien, Dokumentationen bis hin zu E-Mails und postalischen Schreiben. Eingeführt wurde das System in Eltville im Januar 2022. Aktuell sind annähernd 100 Nutzer eingebunden. Das gesamte Verwaltungssystem wurde mit der Einführung neu strukturiert – unter Beteiligung der Mitarbeiter. Manche waren nach zwei Tagen Schulungen fit, andere brauchten etwas länger.
„Das E-Management sorgt für ein hohes Maß an Transparenz.“
Jasmin Herborn erläutert: „Ziel jedes Vorgangs ist es, den aktuellen Stand der Dinge für jeden damit befassten Mitarbeiter, jederzeit zugänglich zu machen. Ein solches E-Management sorgt für ein hohes Maß an Transparenz und das dient auch dem Schutz der Mitarbeiter, weil sie jederzeit belegen können, was sie wann und wie getan haben.“ Gedächtnislücken oder abweichende Aussagen, welcher Mitarbeiter oder welche Vorgesetze ein Dokument wann eingesehen hat, wie im Fall von Kardinal Rainer Maria Wölki in Köln? In der Eltviller Verwaltung kaum mehr möglich.
So sah die Kooperation in Sachen E-Management System konkret aus
Gemeinsam mit den Nachbarkommunen Rüdesheim, Lorch am Rhein und Schlangenbad entschied sich Eltville für ihren Preis-Leistungssieger unter sieben Anbietern. Gesamtkosten: 87.000 Euro, davon entfielen 50.000 Euro auf Eltville als der größten Kommune. Fast ein Schnäppchen, meint die Digitalisierungsbeauftragte. Das teuerste Angebot habe bei 550.000 Euro gelegen. Etwa 14.000 Euro verschlingt die systematische Pflege des Systems pro Jahr.
Jasmin Herborn hat in den vergangenen Monaten viel Zeit damit verbracht, ihre Kollegen in den anderen drei Kommunen zu schulen. Birgit Kind, Amtsleiterin Verwaltungssteuerung in Lorch am Rhein, findet lobende Worte für die Zusammenarbeit. „Wir sind noch nicht ganz so weit wie Eltville, aber wir sind - auch Dank der Schulungen - auf einem guten Weg. Auf uns gestellt, hätten wir die Umstellung nicht so einfach hinbekommen.“ Das neue System, sagt sie, amortisiere sich schnell, die Zeitersparnis sei enorm. Ein wichtiger Punkt für ihre eher finanzschwache Stadt. „Nehmen wir nur einmal das Homeoffice. Früher haben wir dafür Akten mit nach Hause geschleppt. Heute haben wir – abgesehen von den noch nicht digitalisierten Altfällen - zuhause alle Dokumente auf dem Rechner zur Verfügung.“
„Alle teilnehmenden Kommunen profitieren vom gebündelten Wissen.“
Im kleinen Schlangenbad befindet sich das System unmittelbar vor der finalen Inbetriebnahme. Die Schulung der Mitarbeiter ist abgeschlossen. Bürgermeister Marco Eyring unterstreicht: „Eine Digitalisierungsbeauftragte wie in Eltville ist für kleinere Kommunen in unserer Größenordnung kaum realisierbar. Dies war unter anderem der Grund, warum sich die Gemeinde Schlangenbad dieser Interkommunalen Zusammenarbeit angeschlossen hat. Der Vorteil liegt insbesondere darin, dass kompetentes Wissen zentralisiert wird und alle teilnehmenden Kommunen davon profitieren.“
