Digitale Transformation in Bielefeld
Experimentieren für eine moderne Verwaltung
Was eine Smart City viel eher auszeichne, seien die Menschen. Sie spricht davon, „die Gesellschaft mitzudigitalisieren“. Und hier kommt das 2020 gegründete Digitalisierungsbüro ins Spiel. „Die Idee dieses Amtes war damals, dass wir uns neben Technologien zur Förderung einer Smart City auch darauf konzentrieren müssen, die Menschen mitzunehmen auf dem Weg Richtung digitale Transformation“, berichtet Middeke. Das Digitalisierungsbüro wird zum Multiplikator und Übersetzer zwischen Stadtverwaltung und Stadtgesellschaft.
Neuverortung des Digitalisierungsbüros
Das funktioniert gut. Die Bielefelderinnen und Bielefelder schätzen die offene Innovationskultur, den Dialog und das gemeinsame Gestalten. Doch als es darum geht das Digitalisierungsbüro als Amt in eine GmbH zu überführen, entscheidet sich das Amt bewusst dafür, Teil der Verwaltung zu bleiben.
„Wir haben gemerkt, dass wir mit den Akteuren aus Wirtschaft, Wissenschaft und Zivilgesellschaft sehr schnell ins Gespräch kommen und es in Ostwestfalen-Lippe ein starkes Netzwerk gibt," sagt Middeke. Erfolgreich könne man jedoch nur sein, wenn man direkt mit den Fachämtern als Teil der Verwaltung interagiere und Themen gemeinsam gestalte. Auch bestimmte Fördergeldmittel im Smart City Kontext lassen sich einfacher oder überhaupt erst als Teil der Verwaltung organisieren. Das Digitalisierungsbüro bleibt darum vorerst ein Amt, das weiterhin im Wirtschaftsdezernat angesiedelt ist - und zur Unterstützung kommt 2022 eine Koordinierungsstelle Digitalisierung dazu, die als zusätzliche Schnittstelle zwischen Verwaltungsdigitalisierung und Smart City dient.
Neues Amt „BIE-Digital“
Wieder drei Jahre später dann die Erkenntnis: Für eine optimale Zusammenarbeit sollen die drei Organisationseinheiten für Verwaltungsdigitalisierung, Smart City und Koordinierung Digitalisierung in einem Amt zusammengeführt und ihre Kompetenzen gebündelt werden. Das neue Amt „BIE-Digital“ ging zum 1. Februar dieses Jahres im Dezernat für Inneres und Finanzen an den Start. „Wir erhoffen uns, schneller in den Austausch zu kommen, weil wir nun an einer Stelle angesiedelt sind“, erzählt Middeke, die jetzt als Chief Digital Officer (CDO) gemeinsam mit dem Amtsleiter Frank Meier BIE-Digital leitet.
Auf der To-Do-Liste stehen aktuell folgende Fragen: Wie kann die Anschlussfähigkeit zu Innovationsthemen an die Stadtgesellschaft erhalten bleiben? Wie können die Mitarbeitenden der Verwaltung sowie die Bürgerinnen und Bürger weiter in die digitale Transformation eingebunden werden? Hiermit beschäftigt sich der neue Geschäftsbereich Strategie und Kommunikation. Aber auch das ehemalige Digitalisierungsbüro bleibt als Geschäftsbereich Innovation innerhalb des neuen Amtes erhalten. „Dadurch haben wir mehr Möglichkeiten, Innovationsmethoden zu erproben und in die Verwaltung zu bringen, da wir nun ein Amt für alle Digitalisierungsthemen sind“, so die CDO.
Ideen für Data Governance und digitale Infrastrukturen
Auch Themen wie Data Governance, KI und Open Source stehen auf der Agenda. Wie geht die Verwaltung mit Daten um? Wie werden die Daten abgelegt, damit sie auffindbar sind? Welche Qualität müssen die Daten haben, um sie beispielsweise für KI nutzen zu können? Was sind hilfreiche Anwendungsfälle für den Einsatz von KI? Das neue Amt macht sich aber auch Gedanken, wie sich die digitalen Infrastrukturen insgesamt entwickeln müssen.
„Wir fragen uns auch, an welcher Stelle wir auf Open Source setzen können“, sagt Middeke. Open Source ist in Bielefeld bereits seit vielen Jahren ein strategisch bedeutsames Thema. Wo möglich, werden bereits Open-Source-Lösungen eingesetzt. Aber auch die Möglichkeiten eines Open Governments treibt das neue Amt schrittweise voran, etwa wenn es darum geht, kommunale Daten kollaborativ mit Akteuren der Stadtgesellschaft zu nutzen. Middeke denkt hier beispielsweise daran, Stadtbäume mithilfe entsprechend aufbereiteter Daten und der von "Code for Bielefeld" entwickelten Chatbot-Lösung bedarfsbezogen zu gießen - eine Kooperation zwischen dem zivilgesellschaftlichen Verein und der Stadt Bielefeld.
Wissensmanagement und Zusammenarbeit
Um eine Smart City zu schaffen und die Menschen zu befähigen, diesen Weg mitgehen, sei es wichtig, die fortschreitende Verwaltungsdigitalisierung mit dem Aufbau eines einheitlichen Wissensmanagements zu verbinden. Dazu gehöre insbesondere, konsequent Prozessmodelle aufzubauen, um von personenbezogenem Wissen zu Organisationswissen zu kommen – das geschäftsbereichsübergreifend oder sogar ämterübergreifend verfügbar sei. „Denn wir müssen als Verwaltung verstärkt interdisziplinär denken und arbeiten, um die Herausforderungen unserer Zeit zu meistern und uns zukunftsgewandt aufzustellen“, so Middeke.
„Wir befinden uns zwar mit ‚BIE-Digital‘ noch in der Startphase, aber für mich ist es auf jeden Fall ein großer Schritt nach vorn, dass wir in die Bündelung gegangen sind“, ist Middeke überzeugt. Um die Menschen mitzunehmen, sei es notwendig, mit einer Stimme zu sprechen. Mit dem neuen Amt hat Bielefeld dafür die Grundlage geschaffen.
Die Bielefelder Smart City Strategie, nachzulesen im PDF:
Beispiele für Ergebnisse aus offenen Beteiligungsprozessen:
Leitlinie Datensouveränität in Bielefeld.
