Digitalisierung
Kleinste Kommune ist „Digitales Amt“
Digitales Amt mit "gutem Personal"
Armin Krämmer, seit zwei Jahren Bürgermeister von Chiemsee, der mit knapp 200 Einwohnern kleinsten Gemeinde in der Verwaltungsgemeinschaft, freut sich über die Auszeichnung und den Pressewirbel, den sie auslöste. So erführen noch mehr Bürgerinnen und Bürger von dem Angebot und nutzten es, sagt er. Wieso die drei Gemeinden am Chiemsee die Digitalisierung so gut bewerkstelligen? „Das liegt am Personal, an den Leuten, die sich damit beschäftigen dürfen und müssen“, betont Krämmer. „Wir drei Bürgermeister befürworten das natürlich. Dass es aber so gut klappt, liegt nur am guten Personal und an der guten Zusammenarbeit.“
Die technische Basis für die Digitalisierung der Gemeinden legte vor einiger Zeit ein Breitbandanschluss. „Wir haben auf den Inseln Herrenchiemsee und Frauenchiemsee Glasfaserversorgung. Bei uns geht das Breitbandkabel durch den See auf die beiden Inseln“, erklärt der Bürgermeister. „Das war uns sehr wichtig. Wir sind mitten im See und müssten natürlich wegen jedem Antrag aufs Festland - und so kann man das von zuhause aus online machen.“
Corona und Förderprogramm als Treiber
Zwei Faktoren waren besonders wichtig für den Anschub der Verwaltungsdigitalisierung am Chiemsee: Corona und die Förderung durch den Freistaat Bayern. Das berichtet Hans-Jürgen Oeckel, zuständig für EDV und Personal bei der Verwaltungsgemeinschaft Breitbrunn. „Corona hat uns gezeigt, wie wichtig es ist, für die Bürgerinnen und Bürger der Mitgliedsgemeinden auch außerhalb der Präsenz zur Verfügung zu stehen und da ist das Bürgerserviceportal ins Spiel gekommen“, sagt Oeckel. Die Hürde der Finanzierung nahm man durch einen bewilligten Zuschuss aus dem Förderprogramm „Digitales Rathaus“, für das das Bayerische Staatsministerium für Digitales landesweit rund 42 Millionen Euro bereitgestellt hat. Gemeinden, Zusammenschlüsse von Gemeinden sowie Gemeindeverbände im Freistaat können diese Finanzspritze für die erstmalige Bereitstellung von Online-Diensten erhalten.
Die Verwaltungsgemeinschaft Breitbrunn beauftragte einen kommunalen IT-Dienstleister als Partner für die nötigen Programmierungen für das Bürgerserviceportal. Eine Anpassung der Formulare auf örtliche Besonderheiten erfolgte in Zusammenarbeit mit der Verwaltung: „Es gilt beispielsweise nicht zwangsläufig überall der gleiche Hundesteuersatz. Insofern muss man die Formulare dementsprechend und nach Möglichkeit auf die Örtlichkeit anpassen“, erklärt Hans-Jürgen Oeckel.
Medienbruch bewältigen
So ganz rund läuft es allerdings auch am Chiemsee noch nicht: Bisher arbeitet die Verwaltung noch mit Formularen, die zwar von den Antragsstellern online bearbeitet werden können, dann aber händisch in die jeweiligen Fachverfahren übertragen werden müssen. Auch hier gibt es den sprichwörtlichen „Medienbruch“, mit dem zurzeit so viele Kommunalverwaltungen kämpfen. „Jetzt geht es darum, den Weg zu finden, diese Formulare automatisch in das Fachverfahren einzuspielen“, sagt Oeckel. „So, dass ich mir die Übertragung der Daten sparen und gleich in dem jeweiligen Fachverfahren damit weiterbearbeiten kann. Das ist die nächste Hürde, die bei uns ansteht. Wir müssen daran arbeiten, es noch mehr zu automatisieren.“
Denn nicht nur die Einwohner profitieren von mehr Digitalisierung, sie böte den Gemeinden auch eine bessere Möglichkeit, Mitarbeiter zu finden, glaubt der Personalchef. Denn sind die Daten digital, ist es auch einfacher, verschiedene Arbeitszeitmodelle inklusive Homeoffice anzubieten. „Mittlerweile muss man im Personalmanagement an sich mit der Zeit gehen“, betont Oeckel. „Wenn man diese Zugangsmöglichkeit hat, bietet das auch mehr Spielraum, um bestimmte Arbeitszeitmodelle zu genehmigen.“
OZG: Sicherheitshürden beachten
Auch als „Digitales Amt“ ist man in Sachen OZG noch nicht so weit, wie man gerne sein würde. Personell und zeitlich lasse sich das nur schwer steuern, erläutert Oeckel. Das passiere jetzt einfach Schritt um Schritt. Und neben den Onlineformularen sei auch die Erneuerung der technischen Ausstattung eine große Aufgabe für die kleinen Gemeinden. „Wir sind dabei, mit einer IT-Sicherheitsfirma, die wir uns ins Boot geholt haben, einen Hardwareaustausch zu machen. Damit wir das OZG so erfüllen, wie es sinnig und sinnvoll ist und bestimmte Sicherheitshürden dabei beachtet“, erklärt Oeckel. „Das muss einfach alles Hand und Fuß haben!“
Die Auszeichnung „Digitales Amt“ war auf Initiative des Bayerischen Staatsministeriums für Digitales im Juni 2021 gestartet. Um das Prädikat zu erhalten, müssen interessierte Kommunen mindestens 50 rein kommunale oder zentrale Online-Verfahren im BayernPortal verlinkt haben. Nach einer Prüfung durch das Bayerische Staatsministerium für Digitales erhalten die Kommunen ein Schild mit der Aufschrift „Digitales Amt“, ein Online-Signet für ihre Website und sie werden auf der Website des Ministeriums veröffentlicht.
